Muitos advogados têm optado pela utilização de sistemas para gestão de escritórios de advocacia, pois administrá-los não é fácil. Além de ter que atuar judicialmente, também é preciso lidar com questões administrativas. 

É justamente por conta da alta demanda de tempo e de tarefas relacionadas à gestão de um escritório que os advogados têm procurado meios que ajudem nessa gestão. 

Sendo assim, se você está em busca de softwares para auxiliá-lo no dia a dia, este artigo é o ideal! Vamos indicar os melhores sistemas para gestão de escritórios de advocacia e mostrar como usá-los da melhor forma. 

Para que servem sistemas para gestão de escritórios de advocacia? 

Os sistemas para gestão de escritórios de advocacia tem como propósito facilitar a vida do advogado, seja nas questões jurídicas, quanto financeiras e administrativas.  

Em suma, esses softwares auxiliam os escritórios no controle e distribuição de prazo entre seus usuários, organizam o atendimento aos clientes, ajudam também no controle financeiro, como cobrança de horários e pagamento de custas. 

Além disso, referente ao controle administrativo, esses sistemas permitem que o escritório tenha acesso a diversos relatórios relacionados aos processos, produtividade e muitas outras informações, dependendo dos recursos oferecidos pelo programa. 

Quais são os melhores sistemas de gestão? 

Existem muitos programas disponíveis no mercado que foram desenvolvidos justamente para escritórios de advocacia com base em suas rotinas e necessidades. Os listados abaixo são apenas alguns deles. 

Legal One 

O Legal One é sem dúvidas um dos sistemas de gestão jurídica mais completo da atualidade. Nele é possível: 

• Puxar andamentos e publicações processuais diretamente dos tribunais de forma automatizada, sendo desnecessário esse tipo de alimentação manual no sistema; 
• Criação de tarefa para os usuários vinculadas ao texto da publicação do Tribunal; 
• Criação de compromissos como reuniões e audiências; 
• Controle das tarefas e compromissos, estando ela como pendente, iniciada, cumprida, cancelada ou recusada pelo colaborador; 
• Inserção de andamento na pasta do processo, bem como documentos no GED; 
• Controle financeiro do escritório, como criação de atividades de pagamento de custas, honorários e muitas outras opções; 
• Contagem de prazo automática do sistema; 
• Lembrete referente as tarefas não cumpridas com base em suas datas finais; 
• Emissão de relatórios de processos, tarefas, andamentos, questões administrativas e financeiros;
• Dashboard com todas as estáticas do escritório e muito mais. 

Existem muitos outros recursos fornecidos por esse sistema, mas sem dúvida o seu diferencial é que o escritório tem acesso aos artigos e demais estudos feitos pela Revista dos Tribunais, bem como jurisprudências.  

AdvBox 

O AdvBox é outro sistema para gestão de escritórios de advocacia completo, reunindo inúmeras tarefas que auxiliam o advogado a administrá-las. 

Nele é possível realizar o cadastro de processos, alimentar os andamentos processuais no sistema e até realizar cálculos dos honorários devidos ao escritório, incluindo um alerta de prazo fatal aos seus usuários.  

Os seus principais recursos são gerenciar tarefas e compromissos dos advogados, integrar o cadastro dos processos junto aos Tribunais, possibilidade de gerir o relacionamento ao cliente e controle de toda a parte financeira. 

Linte 

O Linte oferece alguns recursos diferenciados dos sistemas mencionados anteriormente, como: 

• Possibilidade de abertura de demanda com base nos e-mails enviados pelos clientes. Ou seja, essas mensagens se transformam em tarefas aos colaboradores sendo atribuído automaticamente com base no que foi pedido; 
• Permite a automação de contratos e edição de documentos. Aqui o advogado poderá carregar seus modelos e eles serão preenchidos automaticamente com as informações cadastradas; 
• Realiza assinaturas eletrônicas via o DocuSign no próprio programa. 

Essas são apenas as principais ferramentas, mas o software permite muitas outras que irão ajudar na administração do escritório. 

Como usar esses sistemas para gerir o escritório? 

No tópico acima indicamos alguns sistemas que sem dúvidas auxiliarão na gestão do escritório. E para aprimorar ainda mais essa administração, vamos dar algumas dicas de como usá-los e otimizar ainda mais o tempo. 

Tarefas 

Uma forma de usar os sistemas para gestão de escritórios de advocacia é através da criação de tarefas para o advogado dentro delas, portanto, é imprescindível usar essa ferramenta.  

A nossa dica é sempre que a plataforma permitir, vincule o texto da publicação à tarefa para que o colaborador já saiba a qual decisão do processo ela se refere, bem como sempre utilizar o recurso de lembrete aos colaboradores. 

Outra dica é sempre evitar usar o prazo fatal no sistema, por exemplo, se o prazo é de 5 dias, utilizem a contagem D-2, ou seja, agende a tarefa com data final para o 3º dia (5-2=3). Isso evita ainda mais perder prazos e te deixa com mais tempo para cumpri-los. 

Compromissos  

Invés de agendar compromissos por e-mail ou por agenda física, utilize as plataformas para agendar audiências e reuniões aos seus colaboradores, pois lá você terá um maior controle sobre ela e ainda terá a garantia de lembrete pela plataforma. 

Documentos no sistema 

Muitos escritórios têm seus próprios procedimentos quanto à armazenagem de documentos, seja guardar ele em uma pasta física no estabelecimento, pen-drives, sistemas de nuvens compartilhados ou outros métodos. 

A nossa dica é inserir os documentos na plataforma, pois desta forma garante que todos eles estarão somente em um lugar, evitando a sua perda e otimizando a sua procura. Além disso, esses sistemas são muito mais seguros. 

Alimente a sua plataforma 

Por fim, nossa última dica é alimentar a plataforma. Esses sistemas costumam ter ferramentas para inserir informações relevantes dentro de cada pasta criada para cada processo. 

Sendo assim, coloque as informações relevantes nele para que o próximo colaborador que for atuar, tenha acesso a elas. 

Optar por um desses sistemas para gestão de escritórios de advocacia e seguir essas dicas irá facilitar e muito o seu dia a dia.

Cinga